Verkkolaskutuksen aloittaminen edellyttää sitä, että laskujen lähettäjällä on käytössään verkkolaskuoperaattori. Operaattoreita ovat mm. Maventa ja pankit. Suosittelemme verkkolaskujen lähetykseen Visma Autoinvoice -palvelua (Maventa). Visma AutoInvoice -palvelu välittää laskut perille vastaanottajan vaatimassa muodossa joko sähköisenä tai paperisena, ja verkkolaskuille on tätä kautta myös mahdollista lisätä liitteitä. Visma AutoInvoice -palvelun käyttöönotosta löytyy ohjeistus tästä käyttövinkistä.
Alla olevassa ohjeistuksessa käydään läpi verkkolaskutuksen aloittamisen Fivaldissa vaatimat toimet. Ohjeen kohdat 1 ja 2 eivät koske AutoInvoice-palvelua käyttäviä yrityksiä, sillä välitystapa ja välittäjätieto luodaan automaattisesti AutoInvoice-palvelua rekisteröidessä. Mikäli siis käytät AutoInvoice-välitystapaa, siirry suoraan ohjeen kohtaan 3.
- Kun sopimus verkkolaskuoperaattorin kanssa on tehty, luodaan Laskujen välityksen Perustiedoissa "Finvoicen välittäjät"-välilehdellä kyseinen välittäjätieto. Lähettäjän välittäjä (verkkolaskuoperaattori) tulee olla perustettuna ennen uuden välitystavan luomista.
- Selite-kenttään lisätään käytettävä pankki (esimerkiksi Nordea).
- "Välittäjän tunnus"-kenttään lisätään ko. pankin välittäjän tunnus, joka on usein pankin BIC koodi (tässä esimerkissä Nordealla välittäjän tunnus on NDEAFIHH).
- "Lähettäjän/vastaanottajan oletustunnustyyppi"-alasvetovalikosta valitaan se tunnustyyppi, minkä pankki on ilmoittanut (useimmiten IBAN-tilinumero tai OVT-tunnus). Ohjelma tuo verkkolaskuaineistolle valitun tiedon Yrityksen perustiedoista, joten tieto tulee olla syötettynä myös sinne.
- OVT-tunnus syötetään Yritys-välilehdelle
- IBAN-tilinumero nousee Pankkitiedot-välilehdelle syötetyltä pankkitililtä, jolle on täpätty "Finvoice -tunnus"-kohta aktiiviseksi.
- "Lähettäjän muu tunnus"-kenttä jätetään tyhjäksi. Tähän syötetään lähettäjän verkkolaskuosoite silloin, kun "Lähettäjän/vastaanottajan oletustunnustyyppi"-kenttään on valittu "Muu tunnus".
- "Lähetys Fivaldi-pankkiyhteydellä, maksuliikesopimukseen liitetty tili"-kenttään valitaan valita se Pankkiyhteyden Perustiedoissa WS-sopimukselle lisätty pankkitili, jonka kautta kyseisen yrityksen Finvoice-aineistot lähetetään.
- Tallenna
- Seuraavaksi luodaan Laskujen välityksen Perustiedoissa Välitystavat-välilehdellä uusi välitystapa:
- Selite-kenttään annetaan välitystavan nimi (esim. “Verkkolasku”)
- Tyyppi-kenttään valitaan "Finvoice"
- Laskupohja-kenttään valitaan käytössä oleva laskupohja (esim. Tilisiirrollinen lasku)
- "Lähettäjän välittäjä"-kenttään valitaan yrityksen verkkolaskuoperaattori.
- Tallenna
- Laskujen välityksen Perustietojen Perustiedot-välilehdellä voi määritellä lähettävän yrityksen oletusvälitystavan. Tällöin jos Yritysrekisteristä puuttuu asiakaskohtainen oletusvälitystapa, ehdottaa ohjelma kyseisen asiakkaan laskulle tänne valitun välitystavan. Kyseisen asetuksen hyöty näkyy erityisesti AutoInvoice-palvelun kohdalla, koska lähettäjän niin halutessa, voi kaikki laskut lähettää AutoInvoice-palveluun, vaikka vastaanottajan verkkolaskuosoitteet eivät olisikaan lähettäjän tiedossa.
- Kun verkkolaskutuksen välitystapa on luotu, lisätään Yritysrekisteriin vastaanottajien verkkolaskutiedot. AutoInvoice-palvelua käytettäessä tämä tarvitsee tehdä vain silloin, kun vastaanottajan verkkolaskutiedot tiedetään, sillä laskut lähtevät AutoInvoice-palveluun myös ilman verkkolaskutietoja. Jos palvelu ei löydä vastaanottajan verkkolaskutietoja omista rekistereistään, voidaan tämän laskut kuitenkin välittää palvelusta eteenpäin joko sähköpostitse tai tulostuspalvelun kautta riippuen tilin asetuksista ja laskuaineiston sisällöstä.
- Yritysrekisterissä valitaan ensin se asiakas, jolle lähetetään verkkolaskuja
- Siirry "Laskujen välitys"-välilehdelle.
- "Asiakkaan oletusvälitystapa"-kenttään valitaan haluttu välitystapa.
- "Vastaanottajan verkkolaskuosoite -otsikon alta valitaan "Muu tunnus" ja kirjoitetaan sen vieressä olevaan kenttään laskutettavan asiakkaan verkkolaskuosoite (IBAN tai OVT)
- "Vastaanottajan välittäjän tunnus"-kenttään kirjoitetaan laskutettavan asiakkaan verkkolaskuoperaattorin välittäjätunnus (esim. Osuuspankilla OKOYFIHH)
- Tallenna
HUOM. Finvoice-standardi edellyttää, että verkkolaskuaineistossa lähettäjän ja vastaanottajan tiedot ovat riittävät. Mikäli oleellisia tietoja puuttuu lähetettävältä verkkolaskulta, ohjelma ei anna lähettää laskua eteenpäin (poikkeuksena AutoInvoice-palvelu).
Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.