Perusasetuksissa ja edistyneissä asetuksissa määritellään mitä arkistosta otetaan käyttöön. Samalla voidaan määrittää oikeuksia arkistoon muodostuville aineistoille. Käyttäjätunnus voi ottaa vain niiden sovellusten aineistoja ja raportteja arkistoitavaksi, mihin tunnuksella on palvelunhallinnassa oikeus.
Arkistoa käynnistettäessä on pakollista valita joku raportti- ja aineistokokonaisuus käynnistettäväksi ja mistä lähtien. Kun määritätte alkupäivämäärän, tarkistakaa että kyseinen tilikausi on olemassa yrityksen perustiedoissa. Kaikki kirjanpidon materiaali järjestellään arkistossa.
Edistyneet asetukset
Edistyneissä asetuksissa voidaan tehdä samat toimenpiteet kuin perusasetuksissa, mutta raportti- tai aineisto-kohtaisesti. Edistyneissä asetuksissa on nähtävillä myös mitä raportteja ja aineistoja mikäkin sovelluskokonaisuus pitää sisällään.
Tuo oikeudet ylemmältä tasolta
Oletuksena tämä on merkittynä. Kun tämä on merkittynä, tuodaan arkistoitaville aineistoille oikeudet arkiston hakemistopuussa ylemmältä tasolta. Tämä koskee jälkikäteen lisättäviä käyttäjien oikeuksia.
Oikeudet
Alalaidassa lisättävät oikeudet tulee koko perustettavalle arkistoajolle. Tämä oikeus tulee kaikille määrityksien perustamisessa vietäville aineistoille ja raporteille.
Roolit
Viemällä kursorin roolien päälle, avautuu pop-up ikkuna, joka kertoo millaiset oikeudet kyseinen rooli antaa käyttäjätunnukselle ja tiedostojen luvulle ja käsittelylle.
Lisää käyttäjä/käyttäjäryhmä
Klikkaamalla painiketta Lisää käyttäjä/käyttäjäryhmä saa valikon mihin valitaan joko käyttäjä tai käyttäjäryhmä.
Sovellusten valinta
Määrittele arkistointiasetukset kohdassa Perusasetukset, jossa valitaan mistä sovelluksista käynnistetään aineistojen arkistointi.
Tässä näkyy vain ne sovellukset, joihin käyttäjällä on oikeus
Fivaldin sisäiset -otsikon alla on ne moduulit, jotka tulevat käynnistyksen jälkeen automaattisesti arkistoon.
Pakollista valita jotain, jos halutaan käynnistää automaattiset arkistointi ajot.
Esim. Kirjanpito (minimi) ja Palkanlaskenta(minimi), sisältää ne raportit ja aineistot, jotka ovat kirjanpitolautakunnan mukaan pakollisia.
Kiinteistöhallinta
Kiinteistöhallinnan minimi -raporteissa on vain neljä raporttia. Kiinteistöhallinnassa nämä tulee siis valita kirjanpidon raporttien ja aineistojen lisäksi, kun halutaan automaattinen arkistointi hoitaa Fivaldin sähköisellä arkistoinnilla.
Käytössä
Tässä sarakkeessa näkyy onko sovellus
kokonaan käytössä > Kyllä
kokonaan ottamatta käyttöön > Ei
otettu pelkästään osa aineistoista tai raporteista käyttöön > Osittain
Ulkopuoliset aineistot
Fivaldin ulkopuolisille aineistoille on kaksi eri pakettia, hallintokansio ja palkkojen aineistot. Palkkojen aineistot liittyvät pelkkiin palkka-aineistoihin. Hallintokansiosta saadaan arkistointia varten dokumenttityypit ja hakukentät kaikkea pakollista ulkoista aineistoa varten, esim. Verohallinnon dokumentit, yhtiöoikeus dokumentit sekä pöytäkirjat.
Määritä oikeudet
Painikkeesta avautuu ikkuna, jossa voidaan määrittää arkistoitavalle materiaalille käyttöoikeudet käyttöoikeus-roolien mukaisesti. Käyttäjätunnus tai -ryhmä saa tätä kautta oikeudet kaikkiin sovelluksen kautta muodostuviin arkistoituihin tiedostoihin.
Alkaen kaudesta
Tähän kenttään ilmoitetaan mistä kaudesta lähtien halutaan aineiston arkistoituvan
Voidaan laittaa kausi menneisyydestä, jolloin Fivaldi arkistoi aineiston takautuvasti
Pakollinen kenttä, kun arkistointi otetaan käyttöön
Ota käyttöön
Ottaa määritellyn arkiston käyttöön ja luo määritetyt aineisto- ja raporttiajot. Arkistoajot tehdään aina arkisin klo 18.00 jälkeen ja viikonloppuisin perjantaista klo 18:00 lähtien maanantai aamuun klo 7:00