Raportti- ja aineistoajojen lisäksi arkistoon voidaan tallentaa Fivaldin ulkopuolista aineistoa. Esim. hallituksen kokouksen pöytäkirjoja. Tässä ohjeessa käydään läpi manuaalinen tiedoston lisäys. Huomioithan että arkistoon ei voi ladata ZIP-tiedostoja tai muita pakattuja tiedostoja.

​

​

Manuaalinen tiedoston lisääminen aloitetaan selailu näkymän Lisää tiedosto -painikkeesta. Kun tiedostoa lisätään, on ensimmäiseksi tiedostolle valittava dokumenttityyppi.

Jos listasta ei löydy sopivaa dokumenttityyppiä, kannattaa kääntyä arkiston pääkäyttäjän puoleen, joka voi tarvittaessa tehdä uuden dokumenttityypin. Tai ottaa käyttöön ulkopuolisten aineistojen paketin.

​

Dokumenttityypeille on määritelty tähdillä pakolliset hakukentät. Osaan kentistä voi kirjoittaa vapaata tekstiä, osaan on valikko mistä voi valita hakukentälle arvon.

​

​

Kohdassa Tallennuskohde näkyy mustalla hakemistot, jotka eivät ole ko. dokumentin hakukenttiä ja sinisellä tekstillä näkyy, mitkä hakemistot muodostuvat hakukentistä.

Lisää tiedosto -painikkeesta lisätään tiedostoja dokumenttityypillä määritettyyn oletuskohteeseen.

Hakemistorakenne muodostuu sitä mukaa, kun arkistoidaan dokumentteja. Fivaldi ei luo tyhjiä kansioita, vaan kun viedään dokumentti arkistoon, niin silloin luodaan ko. dokumentille tarvittavat kansiot.

​

Kun lisätään tallennuskohde, voidaan sille valita kenttiä. Sinisellä "i" painikkeella merkityt kentät ovat sellaisia, mitkä tulevat dokumenttityypin hakukentistä.

​

​
​

Fivaldin ulkopuoliset aineistot menevät hakemistoon Hallintokansio ja valmiiksi on määritetty seuraavat:

Palkkojen ulkopuoliset aineistot, eli työsopimukset ja verokortit tallennetaan arkiston alle tulevaan Henkilöstöhallinto-kansioon.

Painikkeella Lisää useampi tiedosto voidaan lisätä yhdellä kertaa monia tiedostoja. Kaikille tiedostoille tulee samat hakukentät, kun lisätään useampi tiedosto kerralla.

​