Tässä ohjeesta löytyy kuluttajalaskutuksen käyttöönoton pikaohje. Yksityiskohtaisemmat ohjeet löydät artikkelista Kuluttajalaskutus - Käyttöönotto, kun käytössä Maventan verkkolaskupalvelu.
Kuluttajalaskutuksen käyttöönoton pikaohje
Sinun tulee tehdä käyttöönotto seuraavassa järjestyksessä:
Määritä Kuluttajalaskutukseen liittyvät Palvelunhallinnan käyttöoikeudet
Määritä valitsemaasi välitystapaan liittyvät perustiedot
Jos käytät e-laskujen välitykseen Fivaldin Pankkiyhteyttä, katso ohjeet kohdasta Aineistojen määrittäminen pankkitileille
Jos käytät e-laskujen välitykseen Maventan verkkolaskupalvelua, katso ohjeet kohdasta Verkkolaskupalvelu - Rekisteröinti
Määritä yrityksen perustiedot
Määritä laskujen välityksen perustiedot
1. Sopimus e-lasku ja suoramaksupalvelun käytöstä
Fivaldi -palvelusopimus
Tarkista, että Fivaldi-palvelusopimukseen sisältyy "E-laskun käyttö".
Sopimus operaattorin/pankin kanssa
a.) Jos e-laskujen lähetyksessä käytetään Fivaldin Pankkiyhteyttä, sovi palvelusta pankin kanssa.
b.) Jos e-laskujen lähetyksessä käytetään Maventan verkkolaskupalvelua: yhtiöllä tulee olla aktiivinen Maventa-tili ja sillä pankkiverkkoyhteys avattuna. Maventa-tili avataan tarvittaessa tämän ohjeen mukaisesti. Pankkiverkon avauksessa tulee varautua noin viikon viiveeseen.
2. Määritä Kuluttajalaskutukseen liittyvät Palvelunhallinnan käyttöoikeudet
Pääkäyttäjän tulee tarkistaa, että muiden tarvittavien laskutussovelluksiin liittyvien oikeuksien lisäksi vähintään seuraavat käyttöoikeudet on aktivoitu Palvelunhallinnassa:
Laskuttajalla tulee olla laskutussovellusten lisäksi seuraavat käyttöoikeudet
Laskuttajayrityksessä
Apuohjelmat | Laskujen välitys (lähetysten ja vastaanottoilmoitusten hallinta)
Apuohjelmat | Viestijono (lähetysten seuranta)
Web-sovellukset | Arkistointi*) (vähintään käyttöoikeus)
*) = Lisäksi jos laskuttaja EI ole arkiston pääkäyttäjä ja välitystapana on AutoInvoice, katso myös seuraava kohta.
Raportit | Myynti | Lasku, Tilisiirroton lasku
Fivaldi PDF-laskun kuvan siirtyminen Maventa-tilille vaatii oikeuden arkiston myyntilaskut-aineistoon
Jotta Fivaldi PDF-laskun kuva siirtyy Visma Autoinvoice tilille/lähetyksiin, tulee laskuttajan olla arkiston pääkäyttäjä TAI hänellä pitää olla erikseen annettu oikeus arkistossa Myyntilaskut-aineistoon.
Tämä vaatimus koskee sekä Web-laskutuksen laskujen liitteitä, että yleisesti myös Fivaldi PDF-laskun kuvaa.
Jos myyntilaskut-aineiston oikeus on puuttunut laskuttajalta (ei koske koskaan arkiston pääkäyttäjää), Visma Maventa-tilille luodaan näissä tapauksissa operaattorin oma laskupohja laskun PDF-kuvaksi.
Oikeuksien määrittely Myyntilaskut-aineistolle arkistossa: Arkistointi | Perustiedot | Aineistot
Siirry vasemmalla Myyntilaskut-aineiston kohdalle ja valitse oikealta ”Vaihda tallennuskohdetta”.
Klikkaa ruudun alaosassa näkyvästä Oikeudet-kohdasta ”Määritä oikeudet”.
Valitse laskuttajan tunnus tai käyttäjäryhmä kohdasta "Lisää käyttäjä/käyttäjäryhmä".
Määrittele käyttöoikeusruksit (vähintään dokumenttien käsittely ja dokumenttien lukuoikeus) ja tallenna muutokset.
Fivaldi Pankkiyhteydestä vastaavan henkilön käyttöoikeudet
Laskuttajayrityksessä
Apuohjelmat | Laskujen välitys (vastaanottoilmoitusten jakelu/hallinta)
Apuohjelmat | Pankkiyhteys:
Lähtevien aineistojen tarkastelu
Lähtevät Finvoice-laskut
Lähtevät laskuttajailmoitukset
Saapuvat hylätyt Finvoicet
Saapuvat vastaanottoilmoitukset
Pankkiyhteyden pääyrityksessä (saapuvien aineistojen jakeleva yritys)
Apuohjelmat | Pankkiyhteys:
Saapuvat hylätyt Finvoicet
Saapuvat vastaanottoilmoitukset
Maventan verkkolaskupalvelun rekisteröinneistä vastaavan henkilön käyttöoikeudet
Laskuttajayrityksessä
Web-sovellukset > Verkkolaskupalvelu
Suoramaksujen lähettämisen aktivointi
Maventa-tilin rekisteröinnin yhteydessä on mahdollista ottaa käyttöön kuluttajien e-laskupalvelun lisäksi myös suoramaksut. Suoramaksujen avulla laskuttaja takaa saman palvelutason myös sellaisille asiakkaille, joilla ei ole verkkopankkia käytössään. Mikäli Maventa-tilin rekisteröinnin yhteydessä ei valita suoramaksua, eli laskuttaja tarjoaa ainoastaan e-laskuvaihtoehtoa, on aineistossa koodi 00. Mikäli laskuttaja tarjoaa sekä e-laskua että suoramaksua, on aineistossa koodi 01. Pelkän suoramaksun tarjoaminen ilman e-laskutusta ei ole mahdollista. Vastaavat tiedot liikkuvat myös Pankkiyhteyden kautta lähetetyissä aineistoissa riippuen siitä, onko suoramaksut otettu käyttöön vai ei. Tämä tehdään Laskujen välityksen ylävalikossa Laskujen välitys > Perustiedot > Välitystavat-välilehdellä. Valitse Fivaldin e-lasku -tyyppinen välitystapa ja klikkaa sivun alareunassa olevaa E-laskujen tiedot -painiketta. Ohjelma avaa "E-laskujen tiedot"-ikkunan, jossa voit aktivoida suoramaksun valitsemalla Mahdollista suoramaksu.
Käytössä olevalle e-laskutuksen välitystavalle on mahdollista aktivoida suoramaksut käyttöön myös jälkikäteen:
Jos pankeissa voimassa olevalla laskuttajailmoituksella EI ole suoramaksutietoa, tulee pankkeihin lähettää laskuttajailmoituksen muutossanoma (CHANGE), jossa tämä tieto on mukana.
Jos "Mahdollista suoramaksu" -kohta on jäänyt Fivaldissa jostain syystä aktivoimatta, mutta pankeissa olevilla vanhan isännöitsijän toimittimalla laskuttajailmoituksella ON tieto suoramaksusta, riittää että Fivaldissa aktivoidaan "Mahdollista suoramaksu"-kohta. Tällöin laskuttajailmoituksen muutossanomaa ei tarvitse lähettää.