Raporttiajoa tarkasteltaessa voidaan muuttaa yhden ajon määrityksiä.
Kohde
Automaattiajolle voidaan ottaa kohteeksi arkisto tai sähköposti. Sähköposti--kenttään voidaan määrittää vain yksi sähköpostiosoite.
Tallenna parametrit
Valitsemalla millä tahansa raportilla tämän aktiiviseksi, pystytään tallentamaan raporttiajon määritykset. Voidaan tallentaa myös Esivalinnaksi automaattisen sijaan. Tällöin kyseinen raporttipohja voidaan tallentaa koko ympäristön käytettäväksi.
Pakolliset kentät
Pakollisiin kenttiin on määritetty säännöt miten raportti ajetaan. Tässä tapauksessa raportti ajetaan tilikauden ensimmäisestä kaudesta aina viimeisimpään suljettuun kauteen. Tässä tapauksessa tämä korvaa aina edellisen raportin arkistossa.
Tallennustyyppi
Tähän on kaksi vaihtoehtoa
Automaattinen
Arkistoajo tehdään aina laukaisun toteuduttua seuraavana yönä.
Esivalinta
Tallennetaan raporttipohja, jota voi käyttää tulevaisuudessakin raporttia tulostaessa. Tämä voidaan määrittää joko käyttäjän käytettäväksi, pelkästään yhteen yritykseen, tai koko ympäristön käytettäväksi.
Ajon tyyppi
Kausikäsittely
Määritetään ajolle laukaiseva tekijä
Ajastettu
Määritetään ajolle alkamispäivämäärä ja kuinka usein ajo ajetaan.
Laukaisu
Tässä kentässä määritetään, että mikä tapahtuma laukaisee arkistoajon. Useimmissa kirjanpidon dokumenteissa on valittuna kirjanpidon kauden sulkeutuminen laukaisevaksi tekijäksi.
Osareskontrien osalta on laukaisuna suoritustositelajin sulkeminen.
Myös koko tilikauden sulkeminen voidaan valita laukaisevaksi tekijäksi.
Tallennuskohteen määrittely
Raportille on määriteltävä vähintään pakolliset kentät hakukenttiin. Niihin voidaan määrittää korvaussääntö tai vaihtoehtoisesti oikea tieto.
Kausi-kenttä
Kausi-kenttään kirjoitettaessa Korvaussäännöstä haetaan päivämäärä-kentästä päivämäärä, joka muutetaan kaudeksi.
Tilikausi
Tilikausi-kenttään kirjoittaessa Korvaussäännöstä haetaan kausi-kentästä tieto, joka muokataan tilikaudeksi.
Tallennuskohteet
Raporteilla on kaksi tallennuskohdetta. Tämä tarkoittaa sitä, että luodaan kaksi eri polkua, joilla pääsee samaan tiedostoon.
Tiedostonimi
Tiedoston nimi määritetään käyttämällä hakukenttiä, jotka löytyvät valikosta. Tässä esimerkissä nimi tiedostolle tulee kentistä Raportin nimi (kent_1) ja Tilikausi (Kent_3)
Hakukenttien ID:t ovat yrityskohtaisia ja ne vaihtelevat yrityksittäin. Tiedostonimeen voidaan myös kirjoittaa tekstiä.