Yleistä
Yrityksen tila -osiossa (Fivaldi webissä Muut > Yritystenhallinta > valitse yritys > Yritysten tila -välilehdellä) tilitoimistot voivat passivoida ja poistaa kaikki asiakasyrityksensä tiedot:
Palvelunhallinta
Yrityksen tilat
Palvelunhallinnassa näkyy neljä eri tilaa:
Passiiviset asiakaspaikat
Palvelunhallinnassa näkyy passiivisten asiakaspaikkojen määrä. Määrä sisältää myös poistoa odottavat yritykset.
Tilitoimiston ylläpitäjä -oikeus
Palvelunhallinnan Käyttäjät-osion Käyttäjätiedoissa on Tilitoimiston ylläpitäjä -oikeus:
Tämä tieto tarkastetaan kriittisten toimintojen yhteydessä
Yrityksen poistamisen valtuuttaminen Yritystenhallinnassa
Passiivisen yrityksen aktivoiminen Palvelunhallinnassa tai Yritystenhallinnassa
Käyttäjällä tulee olla tämä oikeus, että yritys voidaan muuttaa passiiviseksi tai palauttaa aktiiviseksi. Myös passivoinnin jälkeen tehtävä yrityksen poisto vaatii tämän oikeuden.
Tilitoimiston ylläpitäjä -oikeuden saaminen
Oikeus tulee voimaan seuraavasti:
Uutta tilitoimistoympäristöä perustettaessa ympäristölle lisätään nykyisellään Pääkäyttäjä. Sen yhteydessä annetaan myös uusi Tilitoimiston ylläpitäjä -oikeus
Tilitoimiston ylläpitäjä -oikeudellinen käyttäjä voi antaa tai poistaa oikeuden toiselta tilitoimistoympäristön käyttäjältä
Tilitoimistoympäristön ainoalta ylläpitäjältä ei voi poistaa kyseistä oikeutta
Julkaisun yhteydessä oikeus annetaan kertaluonteisesti niille käyttäjille, joilla on tilitoimistoympäristön kaikkiin yrityksiin Palvelunhallinta-oikeus
Mikäli ympäristössänne ei ole automaattisesti annettu oikeutta kenellekään, otathan yhteyttä kumppanivastaavaasi tai sovellustukeemme oikeuden lisäämiseksi
Yrityksen muuttaminen passiiviseksi
Yrityksen muuttaminen passiiviseksi piilottaa yrityksen Fivaldin yritysvalitsimista.
Muuta passiiviseksi -toiminto
Yritystenhallinta-sovelluksessa voi aktivoida passiivisen ja passivoida aktiivisen yrityksen samoin kuin Palvelunhallinnassa
Jos muutat yrityksen passiiviseksi, kaikki käyttöoikeudet poistetaan. Passiivisten yritysten aineistokopion ottaminen edellyttää Tilitoimiston ylläpitäjä -oikeutta.
Voit halutessasi muuttaa yrityksen takaisin aktiiviseksi. Tämän muutoksen voi tehdä 5 kertaa.
Yrityksellä on Maventa-tili käytössä
Mikäli yrityksessä on Maventa-tili käytössä, näytetään seuraavat vaihtoehdot:
Estä samalla verkkolaskujen vastaanotto Fivaldiin, mutta jätä Maventa-tili, tilatut palvelut sekä Fivaldin ja Maventan välinen linkitys ennalleen.
Huom! Yrityksen muuttaminen passiiviseksi tämän valinnan kanssa ei estä ostolaskujen ja vastaanottoilmoitusten saapumista Maventa-tilille, mikä voi aiheuttaa transaktiokuluja.
Katkaise yrityspaikan yhteys Maventa-tilille, kun Maventa-tilin käyttö jatkuu toisessa ohjelmistossa tai toisessa Fivaldi-yrityspaikassa. Aineistoja ei lähetetä enää yrityspaikan ja Maventa-tilin välillä, mutta Maventa-tiliä ei suljeta.
Huom! Yrityksen muuttaminen passiiviseksi tämän valinnan kanssa ei estä ostolaskujen ja vastaanottoilmoitusten saapumista Maventa-tilille, mikä voi aiheuttaa transaktiokuluja.
Irtisano Maventa-tili kokonaan, esimerkiksi, kun verkkolaskuoperaattori vaihtuu toiseksi tai yritystoiminta on lakannut.
Ympäristön ainoa yritys
Mikäli kyseessä on ympäristön ainoa yritys, yritystä ei voi passivoida eikä sitä voi poistaa. Passivoidaksesi tai poistaaksesi yrityksen, lopeta ensin kaikki yrityksen tilaukset Tilauskaupasta.
Muuta aktiiviseksi -toiminto
Yritystenhallinta-sovelluksessa voi aktivoida passiivisen ja passivoida aktiivisen yrityksen samoin kuin Palvelunhallinnassa.
Yritystenhallinnassa ja Palvelunhallinnassa vaaditaan passiivista yritystä aktivoitaessa käyttäjältä Tilitoimiston ylläpitäjä -oikeus.
Yrityksen tietojen poisto
Yrityksen tietojen poisto Fivaldista etenee seuraavasti:
Aineistokopio ei sisällä arkistoituja tiedostoja. Lataa ensin arkistoidut tiedostot koneellesi.
Valtuuta sitten yrityksen tietojen poisto. Tiedot eivät poistu heti. Voit peruuttaa poiston kuluvan kuun loppuun saakka. Tämän jälkeen tietoja ei ole mahdollista palauttaa.
Valitessasi aineistokopion, sen muodostus alkaa automaattisesti heti tietojen poiston valtuutuksen jälkeen. Saat Fivaldiin ilmoituksen aineistokopion valmistuttua.
Aineistokopion valmistuttua lataa se omalle koneellesi Aineistokopiot-osiosta. Aineisto on ladattavissa 30 päivän ajan.
Yritystenhallinnassa vaaditaan yritystä poistettaessa Tilitoimiston ylläpitäjä -oikeus.
Valtuuta yrityksen tietojen poisto -toiminto
Toiminnossa aukeaa tiedot poistettavasta yrityksestä:
Mikä yritys on kyseessä
Milloin poistetaan
Mitä halutaan tehdä Maventa-tilille
Halutaanko ottaa uusi Aineistokopio
Syy yritystietojen poistamiseen
Aiemmin poistunut asiakas
Asiakkaan yritystoiminta loppuu
Fivaldin ominaisuudet eivät vastaa loppuasiakkaan tarpeita
Fivaldin ominaisuudet eivät vastaa tilitoimiston tarpeita
Fivaldin toimintavarmuus/suorituskyky ei ole riittävä
Asiakas siirtyy toisen tilitoimiston asiakkaaksi
Asiakas siirtyy toiseen järjestelmään
Fivaldi on liian kallis
Jokin muu syy
Yrityksen tietojen poisto Fivaldista kun käytössä on Maventa-tili
Mikäli yrityksessä on Maventa-tili käytössä, näytetään yritystä poistettaessa seuraavat vaihtoehdot:
Katkaise yrityspaikan yhteys Maventa-tilille, kun Maventa-tilin käyttö jatkuu toisessa ohjelmistossa tai toisessa Fivaldi-yrityspaikassa. Aineistoja ei lähetetä enää yrityspaikan ja Maventa-tilin välillä, mutta Maventa-tiliä ei suljeta.
Huom! Yrityksen muuttaminen passiiviseksi tämän valinnan kanssa ei estä ostolaskujen ja vastaanottoilmoitusten saapumista Maventa-tilille, mikä voi aiheuttaa transaktiokuluja.
Irtisano Maventa-tili kokonaan, esimerkiksi, kun verkkolaskuoperaattori vaihtuu toiseksi tai yritystoiminta on lakannut.
Yrityksen tietojen poisto Fivaldista kun käytössä on Visma Amili Perintä, Autopay, Tulorekisteri tai Huoneistotietojärjestelmä
Yrityksen tietojen poiston yhteydessä huomautetaan, jos poistettavalla yrityksellä on Amili Perintä, Autopay, Tulorekisteri tai Huoneistotietojärjestelmä käytössä:
Yrityksen tietojen poisto Fivaldista kun kyseessä on ympäristön ainoa yritys
Mikäli kyseessä on ympäristön ainoa yritys, yritystä ei voi poistaa eikä sitä voi passivoida:
Yrityksen tietojen poiston peruuttaminen
Kun yritys on Odottaa poistoa -tilassa, poisto voidaan vielä peruuttaa. Odottaa poistoa -tilaiset yritykset poistetaan kalenterikuukauden vaihtuessa.
Peruuttamisen jälkeen yrityksen tilaksi tulee Passiivinen. Yrityksen voi halutessaan muuttaa takaisin aktiiviseksi:
Yrityksen tietojen poistuminen Fivaldista
Yrityksen tilaksi tulee Poistettu. Ladattavissa olevan aineistokopion saa ladattua omalle koneelle. Yrityksen käytössä ollut Yritystunnus (Fivaldi-yritysnumero) ei vapaudu uuden yrityspaikan käytettäväksi, vaan jää poistetun yrityksen tietoihin.
Yrityksen tilat
Yrityksellä voi olla seuraavat tilat:
Aktiivinen = Normaalitila, yrityspaikka on käytössä.
Passiivinen = Yrityspaikka on passivoitu, mutta sen voi tarvittaessa palauttaa aktiiviseksi.
Odottaa poistoa = Yrityksen tiedot on valtuutettu poistettavaksi. Kuukauden vaihtuessa yrityksen tiedot poistetaan ja tila muuttuu muotoon Poistettu.
Yrityksen tietojen poistamisen voi peruttaa niin kauan kuin tila on Odottaa poistoa.
Poistettu = Yrityksestä jää jäljelle vain nimi ja poiston valtuuttaja.
Yrityksen tietojen poistamista ei enää voi peruuttaa.
Yleisiä ongelmatilanteita Yritystenhallinnassa
Yritystä ei saa poistettua, Valtuuta yrityksen poisto -painike ei ole käytettävissä
Jos yrityksen poistaminen ei onnistu, koska Valtuuta yrityksen tietojen poisto -painike on ei-aktiivisena ja painikkeen päällä näkyy syynä "Siirron yrityksellä xx on kierrätysryhmien pääyritys xx", toimi seuraavasti:
Jos yrityspaikka on passiivinen, aktivoi se uudelleen ja anna itsellesi siihen täydet oikeudet vähintään Kierrätysryhmät-rekisterin osalta. Voit hyödyntää oikeuksien uudelleenmäärittelyssä myös Palvelunhallinnan oikeuksien kopiointitoimintoa.
Mene virheilmoituksessa mainittuun yrityspaikkaan ja pura yrityssuhde tämän ohjeen mukaisesti.
Tallenna varmuuden vuoksi.
Valtuuta yrityksen tietojen poisto Yritystenhallinnassa.
Jos yrityksen poistaminen ei onnistu, koska Valtuuta yrityksen tietojen poisto -painike on ei-aktiivisena ja painikkeen päällä näkyy syynä "Siirron yrityksellä xx on yritysrekisterin pääyritys xx", toimi seuraavasti:
Jos yrityspaikka on passiivinen, aktivoi se uudelleen ja anna itsellesi siihen täydet oikeudet vähintään Yritysrekisteri-rekisterin osalta. Voit hyödyntää oikeuksien uudelleenmäärittelyssä myös Palvelunhallinnan oikeuksien kopiointitoimintoa.
Mene virheilmoituksessa mainittuun yrityspaikkaan ja pura yrityssuhde tämän ohjeen mukaisesti.
Tallenna varmuuden vuoksi.
Valtuuta yrityksen tietojen poisto Yritystenhallinnassa.
Jos yrityksen poistaminen ei onnistu, koska Valtuuta yrityksen tietojen poisto -painike on ei-aktiivisena ja painikkeen päällä näkyy syynä "Yritys on ympäristön ainoa yritys", toimi seuraavasti:
"Yritys on ympäristön ainoa yritys" johtuu siitä, että kyseinen yrityspaikka on kyseisen ympäristön ainoa yrityspaikka. Jos kyseinen yrityspaikka on tilitoimiston omassa ympäristössä oleva viimeinen yrityspaikka, sitä ei voi poistaa. Jos kyseessä on omassa asiakasympäristössään oleva yrityspaikka (eli ns. digitalisoitu asiakas):
Jos yrityspaikka on passiivinen, aktivoi se uudelleen ja anna itsellesi siihen täydet oikeudet vähintään Tilaukset-web-sovelluksen osalta. Voit hyödyntää oikeuksien uudelleenmäärittelyssä myös Palvelunhallinnan oikeuksien kopiointitoimintoa .
Poista ensin Fivaldin Tilauskaupassa kyseiseltä asiakkaalta tilaukset tämän ohjeen mukaisesti.
Kun tilaukset on poistettu (tai jos tilausten poistaminen ei onnistu, koska tilausten lopetuspainike on ei-aktiivisena ellei tilauksia ei enää ole voimassa), mene sovellusikkunan kautta Fivaldin Palvelunhallintaan.
Avaa Palvelunhallinnan Asiakkaat-lista, etsi kyseinen asiakas ja avaa se nuolipainikkeella.
Avaa kyseisen asiakkaan Käyttäjät-lista ja poista kaikki asiakkaan alla mahdollisesti vielä olevat käyttäjät.
Avaa kyseisen asiakkaan Käyttäjäryhmät-lista ja poista kaikki asiakkaan alla mahdollisesti vielä olevat käyttäjäryhmät.
Avaa kyseisen asiakkaan Aktiiviset yritykset -lista ja passivoi yrityspaikka.
Valtuuta yrityksen tietojen poisto Yritystenhallinnassa.