PDF - liitteiden tulostus on mahdollista tehdä seuraaville myynnin asiakirjoille
• Tilausvahvistus
• Lähete
• Lasku
Myös muussa tiedostomuodossa olevia liitteitä voidaan liittää tilaukseen, myyntilaskuun ja arkistoon, mutta vain PDF- muotoinen liite voidaan yhdistää asiakirjojen tulostuksiin.
Liitteiden yhdistämistä laskun näytölle tulostukseen ei ole tuettu erälaskutuksessa. Laskun liite lähtee silti lähetykseen jos alla olevat ehdot täyttyvät.
PDF - liitteen lähetys automaattisesti on mahdollista vain laskun mukana ja vain seuraavilla laskujen välitystavoilla
PDF-liite voidaan lähettää automaattisesti ainoastaan laskun mukana ja ainoastaan silloin jos laskun välitystapana on jokin seuraavista. Ominaisuus on tuettu sekä ”hetilasku” että erälaskutustoiminnoissa.
• Autoinvoice
• Fivaldin e-lasku
• Tulospalvelu
• Sähköposti
Kaikissa muissa tapauksissa liitteet on toimitettava asiakkaalle käyttäjän toimesta erikseen. Myöskin jos sähköpostilähetys tehdään tilauksella Tulostus-ikkunan kautta, on liitteet aina toimitettava erikseen, koska tulostustoiminnossa EI ole tuettu liitteiden automaattista lähetystä.
Liitteiden näkyminen arkistossa
Laskun liitteet näkyvät arkistossa Myyntilaskut - aineistossa ja muiden asiakirjojen liitteet Myyntitilausasiakirjat - aineistossa.
Laskuun liitettävien liitteiden rajoitukset
• Laskuun voidaan yhdistää vain PDF-liitteitä
• Yhdellä laskulla voi olla maksimissaan 10 kpl PDF – liitteitä
• PDF-liitteiden yhteiskoko voi olla maksimissaan 5 MB
Muissa tapauksissa laskun teko on estetty ja ohjelma ilmoittaa laskutuksen yhteydessä esim. ”Virhe: Laskulle voidaan valita vain pdf-liitteitä!” tai ”Virhe: Laskulle valittaviksi olevien liitteiden koko voi olla yhteensä korkeintaan 1 MB!”. Kun ohjelman ilmoitus on kuitattu OK:lla, voidaan laskutus käynnistää uudelleen ilman kyseisiä liitteitä.
Virheet liitteiden lisäämisessä
Virheilmoitus arkistoviennin epäonnistumisesta:
Yleisin syy virheeseen on se, että liitteen nimessä on erikoismerkkejä tai tilikautta ei ole perustettu. Enemmän syitä täällä.
Käyttöönotto | Tilaustenkäsittely
Arkiston pääkäyttäjän toimenpiteet
• Arkistointi / Perustiedot / Perustiedot / Määrittele arkistointiasetukset
• Jos ei ole vielä tehty, ota käyttöön arkistomallista aineisto ”09 – Myyntilaskut” ja määrittele mistä kaudesta alkaen aineistot halutaan siirtyvän arkistoon
• Myyntilaskujen käyttöönotto aktivoi Myyntitilausasiakirjat - aineiston joka mahdollistaa liitteiden käsittelyn tilaustenkäsittelyssä
Liitteiden yhdistäminen asiakirjoille
Tilauksen tiedot – ruutu
Arkistoaineiston käyttöönoton jälkeen, tilauksen tiedoissa näkyy kolme toimintopainiketta.
Lisää liite tilaukselle
Painike aktivoituu kun kohdalla oleva tilaus on tallennettu. Tästä siirrytään arkiston "Lisää tiedosto” -näkymään. Valitse tiedosto kohdasta ”Choose File”, etsi haluttu liitetiedosta ja lopuksi paina ”Tallenna”. Halutessasi voit jo tässä ruudussa valita liitetäänkö kyseinen liite laskulle, lähetteelle ja/tai tilausvahvisteelle, mutta tämän valinnan voi tehdä myöhemmin myös tilauksella.
Näytä tilauksen liitteet
Painike aktivoituu kun ensimmäinen liite on liitetty tilaukseen. Toiminto siirtyy arkiston Haku - näkymään jossa näkyy kyseiseen tilaukseen liitetyt liitteet.
Liitteitä ”x”
Painike aktivoituu, kun ensimmäinen liite on liitetty tilaukseen ja tilaus on tallennettu. Painikkeen nimessä näkyy tilaukseen liitettyjen liitteiden lukumäärä yhteensä. Tästä avautuu ”Tilaukseen liitetyt arkistoliitteet” – ruutu. Voit määritellä tässä näkymässä oletusasetukset mihin asiakirjaan mikäkin liite yhdistetään.
Sulje = poistuu ruudulta tallentamatta mahdollisia muutoksia.
Tallenna ja poistu = tallentaa tehdyt muutokset ja poistuu ruudulta.
Tulostusvaiheen määritykset
Tilaukseen liitetyt arkistoliitteet-ikkuna
Jos tilaukseen on liitetty liitteitä, asiakirjojen tulostusvaiheeseen avautuu oletuksena ”Tilaukseen liitetyt arkistoliitteet” – näkymä *). Voit muokata oletusasetuksia vielä ennen tulostusta eli määritellä mikä liite liitetään mihinkin asiakirjaan. Jatka – painike tulostaa asiakirjan näytölle liitteineen (poikkeuksena erälaskutus jossa näytölle tulostusta liitteiden kanssa ei ole tuettu).
*) = näkymän voi myös kokonaan ohittaa myynnin perustietojen parametrilla "Liitteet mukaan tulosteisiin oletusasetuksin".
Tulostus-ikkuna
Asiakirjan tulostus -> näytölle tulostaa kyseisen asiakirjan sekä mahdolliset liitteet samaan PDF -tiedostoon näytölle.
Asiakirjan tulostus -> sähköpostiin lähettää ainoastaan asiakirjan mutta ei liitteitä!
Huomioithan, että vaikka tulostus-ikkunassa voidaan valita ”Sähköposti”, valitun asiakirjan liite ei lähde automaattisesti asiakirjan mukana annettuun sähköpostiin.
Jos haluat lähettää kaikki samassa PDF-tiedostossa, tulosta asiakirja liitteineen ensin näytölle ja tallenna kyseinen PDF työasemallesi talteen. Lähetä sitten kyseinen tiedosto asiakkaalle omasta sähköpostistasi.
Tulostus-ikkunan kautta sähköpostiin lähtee siis ainoastaan kyseinen asiakirja, liitteiden automaattista lähetystä ei ole tuettu tässä toiminnossa.
Katso tarvittaessa myös "Liitteiden lisäys myyntilaskuun" / Myyntireskontra